AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD [English]

FECHA DE VIGENCIA DEL AVISO

31 de mayo de 2018

EN ESTE AVISO, SE DETALLA DE QUÉ MANERA SE PUEDE UTILIZAR O DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA, Y CÓMO PUEDE ACCEDER A DICHA INFORMACIÓN. LÉALO CON ATENCIÓN.

La ley exige que HealthReach Community Health Centers (HRCHC) mantenga la privacidad de su información médica protegida (PHI, por sus siglas en inglés), le proporcione este aviso sobre las obligaciones legales y las prácticas de privacidad con respecto a su PHI, y que lo notifique en caso de que haya una violación de cualquier PHI no protegida que HRCHC conserve sobre usted. Aunque tiene la obligación de cumplir con los términos del aviso que está vigente en la actualidad, HRCHC se reserva el derecho a cambiar sus prácticas de privacidad en cualquier momento y a hacer que las nuevas disposiciones de aviso tengan vigencia para toda la PHI que conserve sobre usted. Si las prácticas de privacidad de HRCHC cambian, se le proporcionará un aviso modificado en su próxima consulta. HRCHC es una organización con 11 centros médicos, dos clínicas dentales y una oficina administrativa central que comparten un único sistema de historias clínicas.

Usos y divulgaciones de la PHI cuando no se requiere su autorización:

Tratamientos, pagos, y operaciones de atención médica: Es posible que HRCHC utilice o divulgue su PHI sin su autorización a los fines de realizar tratamientos, pagos y operaciones de atención médica.


Por ejemplo:

• Tratamientos: HRCHC cuenta con una historia clínica integral. Esto significa que la información relacionada con la salud mental, el abuso de sustancias y el VIH se comparte entre los proveedores médicos y de salud conductual en función de la necesidad de conocimiento, sin la autorización escrita adicional de los pacientes. Su PHI se puede utilizar o divulgar entre los consultorios de HRCHC o entre otros proveedores y centros de atención médica a cargo de su atención (incluidos los farmacéuticos y los proveedores de equipos médicos) para establecer un diagnóstico y desarrollar un plan de tratamiento, coordinar su atención, organizar derivaciones y enviarle recordatorios de citas, y para otros fines relacionados con el tratamiento.
• Pagos: HRCHC puede divulgar su PHI a su compañía de seguros, a su plan de salud o a otros terceros pagadores (por ejemplo, Medicare o MaineCare) para asegurar los pagos en su nombre y determinar su elegibilidad a fin de recibir cobertura y beneficios.
• Operaciones: HRCHC puede utilizar y divulgar su PHI a los fines de llevar a cabo operaciones de atención médica, como actividades de revisión de la calidad y de mejora, actividades de gestión de riesgos, capacitaciones y actividades de auditoría.

HealthInfoNet: HRCHC comparte información a través de un sistema de intercambio de información médica electrónica en todo el estado de Maine, donde se designó, llamado HealthInfoNet. HealthInfoNet permite que HRCHC y otros proveedores de atención médica de Maine participantes que lo atienden compartan determinada información médica limitada sobre usted. Sin embargo, la siguiente información no se divulgará a HealthInfoNet ni estará disponible para los proveedores que participen en HealthInfoNet sin su autorización específica: (i) la información que conservan los programas de tratamiento para el abuso de sustancias, (ii) determinada información que conservan los centros y los profesionales de atención mental certificados, (iii) la información relacionada con el VIH, y (iv) los resultados de pruebas genéticas. La información médica almacenada en la red de HealthInfoNet también se puede divulgar a entidades gubernamentales para determinados fines obligatorios de notificación sobre la salud pública. El sistema informático de HealthInfoNet realiza un seguimiento de todas las personas que acceden a su información de manera electrónica. Puede solicitar una lista de quiénes acceden a su información desde HealthInfoNet.

Cómo excluirse de HealthInfoNet: Puede decidir que se deje de compartir su información a través de HealthInfoNet. Para excluirse, comuníquese con un representante de HealthInfoNet (www.hinfonet.org)) y complete un formulario de exclusión. HRCHC también puede proporcionarle este formulario. Sin embargo, existen riesgos si no participa. Sus proveedores de atención médica no tendrían acceso a su información más actual y completa cuando la necesiten para tratarlo o para coordinar su atención en una situación de urgencia. Si decide excluirse, su atención también podría demorarse más, debido al tiempo que les lleva a los proveedores de atención médica que lo atienden obtener las copias en papel de su historia clínica. Si decide excluirse, puede ingresar de nuevo más adelante. Sin embargo, si ingresa más adelante, la única información de atención médica que estará disponible para los proveedores de HealthInfoNet participantes será la información que se cree después del momento en que decida participar. Si decide excluirse, HRCHC no le negará atención en función de su determinación.

Para obtener más información: Si tiene preguntas sobre HealthInfoNet, comuníquese con el funcionario de privacidad de HRCHC. También puede comunicarse con HealthInfoNet en www.hinfonet.org (website), por correo electrónico a info@hinfonet.org, por teléfono llamando al (207) 541-9250 o por correo postal escribiendo a 125 Presumpscot St., Portland, ME, 04103.

Socios comerciales: HRCHC puede divulgar su PHI a los contratistas (llamados “socios comerciales”) que presten servicios en nombre de HRCHC si dichos contratistas han acordado por escrito proteger su PHI de manera adecuada.

Usos y divulgaciones que permite la ley HRCHC puede divulgar la PHI sin su autorización, según lo permita o exija la ley aplicable, incluso en los siguientes casos:

• Para realizar actividades de salud pública, incluida la redacción de informes médicos obligatorios que se envían a los organismos gubernamentales.
• Para cumplir con las leyes obligatorias de notificación sobre el abuso y la negligencia.
• Para que los organismos gubernamentales realicen actividades de supervisión médica.
• Para cumplir con las órdenes judiciales, las citaciones gubernamentales u otros procesos legales.
• Para ciertos fines investigativos siempre que se cumplan determinados requisitos.
• Para enviársela a los forenses, los examinadores médicos o los directores funerarios a los fines autorizados por la ley.
• Para fines de aplicación de la ley, como informar heridas de bala, delitos cometidos en los centros de HRCHC o delitos cometidos contra el personal de HRCHC.
• Para donar órganos, ojos o tejidos de donante fallecido.
• Para avisar sobre amenazas graves contra la salud o la seguridad.
• Para indemnizaciones por accidentes laborales.

Funciones especializadas del gobierno HRCHC puede utilizar y divulgar su PHI para ejecutar funciones gubernamentales especializadas, según lo permita o exija la ley aplicable, incluso en los siguientes casos:

• Para realizar actividades de inteligencia, contrainteligencia y otras actividades de seguridad nacional que permitan la Ley de Seguridad Nacional y los decretos relacionados.
• Para brindar servicios de protección al presidente o a otras personas, o para realizar investigaciones, según lo permita la ley federal aplicable.
• Para efectuar correcciones y para cumplir con otras situaciones de custodia vinculadas con la aplicación de la ley, como las divulgaciones a una institución correccional o en el caso de que un oficial de aplicación de la ley tenga la custodia legal de un recluso u otra persona y de la PHI sobre dicho recluso u otra persona, cuando sea necesario (i) para brindarle atención médica al recluso o la persona en custodia, (ii) para preservar la salud y la seguridad del recluso o la persona en custodia, (iii) para preservar la salud y la seguridad del personal del correccional, (iv) para preservar la salud y la seguridad de las personas responsables de trasladar al recluso o la persona en custodia, (v) para aplicar la ley en los establecimientos correccionales, y (v) para administrar y mantener la seguridad y el buen funcionamiento de la institución correccional.
• Con respecto a las personas que son miembros de las Fuerzas Armadas y del personal del ejército extranjero, HRCHC puede utilizar y divulgar la PHI para realizar actividades que las autoridades adecuadas del comando militar consideren necesarias a los fines de garantizar la ejecución precisa de una misión militar.
• A los fines de informarle al National Instant Criminal Background Check System (Sistema Nacional de Verificación Instantánea de Antecedentes Penales) la identidad de una persona que tenga prohibido la posesión de un arma de fuego en virtud de la ley federal si se cumplen determinados requisitos.

Otros usos y divulgaciones

• HRCHC puede divulgar su PHI para informarle a usted o a un miembro de la familia, su representante personal u otra persona responsable de su atención sobre su ubicación, estado general o fallecimiento si se cumplen determinados requisitos.
• HRCHC puede utilizar la PHI para proporcionarle información sobre alternativas de tratamiento u otros servicios médicos.
• HRCHC puede divulgar la PHI a familiares, parientes, amigos personales cercanos o a cualquier otra persona que usted identifique, que estén a cargo del pago de su atención, o a los fines de la notificación si se cumplen determinados requisitos.
• HRCHC puede utilizar y divulgar su PHI a las entidades públicas o privadas que autorice la ley o su estatuto para que asistan en iniciativas de ayuda en casos de catástrofes para ciertos fines de notificación si se cumplen determinados requisitos.
• HRCHC puede utilizar y divulgar su PHI para comunicarse con usted con el objetivo de intentar recaudar dinero para HealthReach Community Health Centers o nuestros centros médicos individuales. HRCHC solo divulgará su nombre, dirección, número de teléfono y correo electrónico a nuestra oficina de desarrollo interna. HRCHC no le brindará a la oficina ninguna información médica sobre usted. Si desea que su nombre se excluya de la lista para solicitudes de recaudación de fondos, escríbanos a la siguiente dirección: Development Office, HealthReach Community Health Centers, 10 Water Street, Suite 305, Waterville, Maine 04901.

Excepto lo antes descrito, HRCHC no utilizará ni divulgará su información fuera de nuestra organización, salvo que usted lo autorice por escrito. Para revocar una autorización, puede enviar una anulación por escrito a HRCHC, excepto en la medida en que HRCHC ya haya tomado medidas de conformidad con la autorización.

Usos y divulgaciones de su PHI cuando se requiere su autorización:

Para utilizar o divulgar su PHI con el fin de vender o comercializar productos o servicios, HRCHC obtendrá su autorización por escrito, excepto en casos limitados (por ejemplo, en comunicaciones publicitarias en persona con usted o en ofertas de regalos promocionales de valor nominal). HRCHC también obtendrá su autorización escrita para divulgar cualquier PHI que involucre la venta de dicha información, salvo que se aplique una excepción en virtud de la ley vigente.

HRCHC no tomará fotografías ni grabará videos de usted, ni utilizará ni divulgará fotografías o grabaciones de video de usted para fines que no estén relacionados con tratamientos, para fines vinculados con la mercadotecnia o las relaciones públicas sin su autorización escrita, excepto que la ley autorice la creación, el uso o la divulgación de dichas fotografías o grabaciones de video (por ejemplo, para fines de vigilancia de seguridad de los establecimientos de HRCHC).

Protecciones especiales para determinados tipos de PHI:

Determinada información sobre la salud mental: Si HRCHC conserva PHI sobre usted proveniente de servicios de salud mental que le proporcionó un psiquiatra, un psicólogo, un especialista en enfermería clínica, un trabajador social o un profesional de asesoramiento, HRCHC no divulgará dicha información a otro profesional de la salud o establecimiento externo para el diagnóstico, el tratamiento o la continuidad de atención sin su autorización escrita, excepto en los siguientes casos:

• La divulgación es necesaria en una emergencia.
• Un farmacéutico necesita la divulgación para dispensar medicamentos.
• Un proveedor o un establecimiento de atención médica, o un tercero pagador necesita la divulgación para administrar o coordinar la atención.

Es posible que HRCHC utilice esta información dentro de los establecimientos para su diagnóstico, tratamiento o continuidad de atención.

Información sobre el VIH Si HRCHC conserva cualquier PHI relacionada con el estado de su VIH (como los resultados de pruebas de VIH o historias clínicas que contengan información relacionada con la enfermedad), dichos datos tendrán mayor protección en virtud de la ley de Maine, y HRCHC mantendrá su confidencialidad y privacidad, y no los utilizará ni divulgará, excepto que así lo autoricen o exijan de manera específica las leyes de confidencialidad en materia de VIH de Maine. Los siguientes son ejemplos de divulgaciones permitidas de información sobre el VIH que no requieren autorización:

• Las divulgaciones a la Maine Department of Health and Human Services’ Bureau of Health (Oficina de Salud del Departamento de Salud y Servicios Humanos de Maine), cuando se necesiten para llevar a cabo obligaciones estatutarias, incluido el deber de proteger la salud pública e informar a las personas que estén en riesgo de contraer enfermedades contagiosas.
• Las divulgaciones de conformidad con una orden judicial.
• Las divulgaciones en los procedimientos que se lleven a cabo en virtud de las leyes de enfermedades contagiosas de Maine.
• Las divulgaciones en los procedimientos que se lleven a cabo de conformidad con la Ley de Servicios de Protección de Adultos de Maine.
• Las divulgaciones en los procedimientos que se lleven a cabo de conformidad con leyes de protección de menores de Maine.
• Las divulgaciones en los procedimientos que se lleven a cabo de conformidad con las leyes de salud mental de Maine.
• Las divulgaciones a los comités de revisión de utilización o a las organizaciones de revisión de pares a los fines de la revisión de utilización, auditorías y evaluación de programas.

Determinada información sobre el abuso de sustancias: Si HRCHC posee PHI sobre usted relacionada con el abuso de sustancias que esté sujeta a las protecciones federales de mayor confidencialidad que se ofrecen a determinados registros de programas de abuso de sustancias en virtud de la Parte 2 del Título 42 del Código de Regulaciones Federales (CFR, por sus siglas en inglés) o si HRCHC obtiene dicha PHI por parte de otro proveedor o establecimiento, HRCHC mantendrá la confidencialidad y la privacidad de estos datos, y no los utilizará ni divulgará, excepto que así se autorice o exija de manera específica en la Parte 2 del Título 42 del CFR. Si HRCHC crea, obtiene o conserva cualquier información sobre usted relacionada con el abuso de sustancias que no le pertenezca a un programa de abuso de sustancias según la Parte 2, HRCHC protegerá la confidencialidad de dichos datos, y los utilizará y divulgará de la misma forma que protege, utiliza y divulga otra PHI. Los siguientes son ejemplos de divulgaciones permitidas de esta información que no requieren autorización:

• Las divulgaciones que se realizan dentro de los establecimientos de HRCHC a los fines de brindar tratamiento, por ejemplo, para establecer un diagnóstico y desarrollar un plan de tratamiento.
• Las divulgaciones que se hacen para las operaciones de atención médica de HRCHC, como evaluar la calidad de la atención, si se cumplen determinados requisitos.
• Las divulgaciones que se hacen a otro personal de HRCHC que tiene el control administrativo del programa dentro de HRCHC que cuenta con la información.
• Las divulgaciones que se hacen a contratistas para prestar servicios a favor de HRCHC si esos contratistas aceptan proteger la información.
• Las divulgaciones que se hacen para la aplicación de la ley a fin de informar delitos contra el personal de HRCHC o en los centros de HRCHC.
• Las divulgaciones que se hacen en virtud de las leyes de notificación obligatoria de abuso y abandono infantil.
• Las divulgaciones relacionadas con la causa del fallecimiento de un paciente cuando se hacen en virtud de las leyes que exigen la recopilación de estadísticas de muerte o de otros datos demográficos, o que permiten investigar la causa del fallecimiento, o para los representantes personales de una sucesión, o el cónyuge o un familiar de un paciente fallecido.
• Las divulgaciones que se hacen a un registro central o a un programa de desintoxicación para evitar inscripciones múltiples de un paciente si se cumplen determinados requisitos.
• Las divulgaciones que se hacen para ciertos fines investigativos si se cumplen determinados requisitos.
• Las divulgaciones que se hacen para determinadas emergencias médicas y a la Food and Drug Administration (Administración de Alimentos y Medicamentos o FDA, por sus siglas en inglés) cuando un producto podría amenazar la salud de una persona.
• Las divulgaciones que se hacen para determinadas actividades de auditoría, evaluación y mejora de la calidad.
• Las divulgaciones que se hacen en virtud de una orden judicial que cumple determinados requisitos.
• Las divulgaciones que se hacen cuando lo permite o exige la ley.

Sus derechos:

Derecho a solicitar restricciones en los usos y en las divulgaciones: Tiene derecho a solicitar restricciones en el uso y en la divulgación de su PHI. Si solicita que HRCHC no divulgue su PHI a un tercero pagador o plan de salud a los fines de realizar pagos u operaciones de atención médica, y usted le ha pagado el monto total a HRCHC de su bolsillo por los servicios que le proporcionó, HRCHC tendrá la obligación de respetar su restricción solicitada. De lo contrario, HRCHC no está obligada a aceptar una restricción solicitada y es política de HRCHC no aceptar dichas restricciones, a menos que HRCHC determine, a su entera discreción, que existe un motivo convincente para hacerlo.

Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales: Tiene derecho a recibir comunicaciones de parte de HRCHC de manera confidencial, y HRCHC aceptará las solicitudes razonables. Si desea que HRCHC utilice una dirección o un número de teléfono que no sean los que aparecen en su dirección de facturación para comunicarse con usted, debe solicitarlo por escrito.

Derecho a recibir un informe de las divulgaciones: Tiene derecho a recibir un informe de determinadas divulgaciones de su PHI que realizó HRCHC durante los seis años anteriores a la fecha de su solicitud si no autorizó esas divulgaciones de manera específica. El informe no incluirá las divulgaciones realizadas directamente a usted, las divulgaciones realizadas a otras personas de conformidad con su autorización escrita, las divulgaciones hechas para llevar a cabo tratamientos, pagos y operaciones de atención médica para las que no se solicitó su autorización escrita, los usos y las divulgaciones incidentales, y los usos y las divulgaciones para los que la ley no exija un informe. Para recibir dicho informe, comuníquese con HRCHC a la dirección que se proporciona más abajo, y espere hasta 30 días para que se procese la solicitud.

Derecho a acceder a su información Tiene derecho a revisar y a copiar la PHI de su historia clínica y de sus registros de facturación en un plazo razonable. Si desea hacerlo, se le dará la oportunidad de revisar esta información dentro de los 30 días contados a partir de la recepción de su solicitud escrita. Si HRCHC necesita más tiempo, podría extender el plazo por única vez por 30 días adicionales, y le proporcionaremos una notificación escrita sobre la prórroga. Tiene derecho a recibir esta información en la forma y el formato que elija, si dicha información se puede producir con facilidad en esa forma y formato, o en una copia impresa legible o en otro formato que acuerden usted y HRCHC. Si HRCHC conserva su PHI en una historia clínica electrónica, usted tiene derecho a obtener una copia de esta información en el mismo formato y a exigirle a HRCHC que envíe una copia electrónica de su PHI directamente a otra persona o entidad de su elección que especifique con claridad. En algunos casos limitados, es posible que se le niegue el acceso a esta información y a los registros. Sin embargo, puede solicitar que se revise dicha determinación. Si tiene preguntas sobre su derecho a acceder a su información, comuníquese con el funcionario de privacidad de HRCHC. Es posible que se le cobren costos razonables por copiar su información o por la redacción de resúmenes que solicite.

Derecho a solicitar que se modifique su información: Tiene derecho a solicitar modificaciones, correcciones y clarificaciones de la PHI contenida en su historia clínica y registros de facturación. Debe realizar la solicitud por escrito y debe proporcionar un motivo que justifique dicha solicitud. Si desea hacerlo, envíe la modificación propuesta por escrito a HRCHC a la dirección que se muestra más abajo. Si solicita que se realice un cambio en la PHI de su historia clínica, colocaremos su solicitud de modificación, corrección o clarificación en su historia clínica. HRCHC puede agregar una respuesta a su historia clínica y le proporcionaremos una copia de nuestra respuesta. Si solicita que se haga un cambio en otros registros (ni médicos ni de facturación), HRCHC puede rechazar su solicitud. Si esto ocurre, le enviaremos una notificación por escrito y le proporcionaremos nuestros motivos del rechazo. Tiene derecho a presentar una declaración de desacuerdo con HRCHC, y este podría redactar una respuesta a dicha declaración. HRCHC le proporcionará una copia de nuestra respuesta.

Reglas especiales para menores: Si es menor y está autorizado por ley a dar su consentimiento para recibir servicios de atención médica en su propio nombre y usted, de hecho, lo hace, HRCHC tiene la obligación de proteger su PHI relacionada con los servicios de atención médica para los que ha dado su consentimiento en su propio nombre de la misma forma que protege la privacidad de la PHI de un adulto, salvo que se aplique una excepción especial en virtud de la ley. Por ejemplo, la ley exige que HRCHC le informe a su madre, padre o tutor si, a criterio de su proveedor de HRCHC, no informar a su madre, padre o tutor comprometería gravemente su salud o limitaría, en gran medida, la capacidad de su proveedor de HRCHC de ofrecerle tratamiento. Además, si desea que HRCHC le cobre al seguro de su madre o padre por los servicios que le prestó, sus padres recibirán de parte de su compañía de seguros una Explicación de Beneficios relacionada con dichos servicios y, en consecuencia, sus padres estarán al tanto del hecho de que usted recibió servicios de HRCHCHRCHC. Sin embargo, si desea que sus padres no sepan que recibe servicios de HRCHC, debe informarlo al momento en el que se le brindan los servicios para que se puedan coordinar el pago de dichos servicios de manera privada o de su bolsillo, o para determinar su elegibilidad para recibir atención gratuita o con descuento.

Otros derechos:

• Tiene derecho a solicitar y a recibir una copia en papel de este Aviso de Prácticas de Privacidad, incluso si aceptó recibirla de manera electrónica.
• Si considera que HRCHC ha violado sus derechos de privacidad, tiene derecho a presentar un reclamo ante HRCHC y el Secretario del U.S. Department of Health and Human Services (Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU). Para presentar un reclamo, comuníquese con el Especialista en Codificación y Cumplimiento de HRCHC. Si presenta un reclamo, no sufrirá represalias por parte de HRCHC.

Para obtener más información sobre las políticas de privacidad de HRCHC o para presentar un reclamo, comuníquese con la siguiente persona:

Kate Quimby
Especialista en Cumplimiento
HealthReach Community Health Centers
P.O. Box 763
Rangeley, ME 04970
(207) 864-2699
Fax: (207) 864-2969